Evenement organiseren

Indien door uw organisatie een evenement wordt georganiseerd, bent u verantwoordelijk voor dit evenement. Op het gebied van verzekeringen adviseren wij u het volgende:

• aansprakelijkheidsverzekering: het minimale dat u als vereniging of stichting moet doen, is het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering;
• vrijwilligersverzekering: als u bij uw evenement gebruik maakt van vrijwilligers, zijn deze veelal verzekering via de vrijwilligersverzekering van de gemeente. Vanwege de specifieke situaties per organisatie is het verstandig om vooraf contact op te nemen met de verzekeraar of dit gedekt is (zie hiervoor de website van de gemeente);
• evenementenverzekering: deze verzekering sluit u af als u zich wil verzekeren tegen de financiële risico’s die u loopt als een evenement moet worden onderbroken, uitgesteld of afgelast.

Gelet op het VN-bedrag Handicap moet bij de organisatie van een evenement aandacht worden geschonken aan de sociale en fysieke toegankelijkheid voor mensen met een beperking. Hulp- en blindengeleidehonden voor blinden en slechtzienden, maar ook voor mensen met een motorische handicap, moeten toegelaten worden op een evenemententerrein. Bij maatregelen die genomen kunnen worden voor mensen met een beperking kan gedacht worden aan:

Toegankelijkheid locatie

• Toegangs- en doorgangswegen die breed en hoog genoeg zijn: om voor rolstoelen goed toegankelijk te zijn moeten toegangswegen minimaal 150 centimeter breed zijn. Dit past binnen de eisen die de brandweer en hulpdiensten stellen met betrekking tot de bereikbaarheid. Bij obstakels op de toegangswegen is een vrije breedte van 90 centimeter noodzakelijk om rolstoelgebruikers en mensen met andere hulpmiddelen (rollator, scootmobiel) er zelfstandig te kunnen laten passeren.
• Meerdere in- en uitgangen: grote drukte bij de in- en uitloop van een evenement is voor rolstoelgebruikers, mensen andere hulpmiddelen en mensen die slecht ter been zijn vaak een groot probleem. Bij een afgesloten terrein is daarom een aparte in- en uitgang voor deze mensen wenselijk.
• Ondergrond: zorg voor een voldoende harde, vlakke en slipvrije ondergrond. Vermijd hoogteverschillen van meer dan 2 centimeter, deze vormen een hindernis. Gebruik waar nodig op- en afrijplaten of een hellingbaan (niet te stijl, maximaal 5%).
• Zorg voor parkeerplaatsen dicht bij een ingang.

Een goed toegankelijkheid evenement is niet alleen van belang voor mensen met een beperking. Hierbij moet ook gedacht worden aan ouderen met rollators en ouders met kinderwagens.

Voorzieningen

• Kassa en stands: zorg dat een kassa of drank-, eet- en reclamestand bereikbaar en bruikbaar is voor rolstoelgebruikers. Dat betekent dat ze maximaal 100 centimeter hoog mogen zijn. Wanneer maar een deel van de stands hieraan voldoet, geef dit dan duidelijk aan en geef aan waar deze stands zich bevinden.
• Sanitair: zorg voor voldoende aangepaste toiletten en geef op het terrein zelf duidelijk aan waar deze te vinden zijn. Zorg dat een aangepast toilet altijd bruikbaar is, dus geen sleutel elders moeten halen of de ruimte als opslagruimte gebruiken.
• Voldoende licht: voorzie met name aan- en afvoerwegen van voldoende licht.
• Zichtplekken podium: voor mensen met een lichamelijke beperking is de zichtbaarheid op het podium vaak een probleem. Hiervoor moet een ruimte bij het podium voor deze groep vrij worden gemaakt en vrij worden gehouden of moet gebruik worden gemaakt een toegankelijke en veilige verhoging. Er moeten zitplaatsen zijn voor begeleiders.
• Parkeervoorzieningen: zorg voor voldoende parkeerplaatsen voor mensen met een beperking dicht bij het evenement/evenemententerrein. Gewenst is een afstand van niet meer dan 25 meter, maar maximaal 100 meter. Duidt deze parkeerplaatsen ter plaatse aan. Maak het mogelijk om minder valide mensen zo dicht mogelijk bij de ingang af te laten zetten. Maar hierover duidelijke afspraken met de veiligheidsmensen.

Informatie

• Goed gestructureerde en duidelijke taal: gebruik voor de te verspreiden informatie, zoals brochures, website (digitoegankelijk.nl of drempelvrij.nl), informatie op de locatie, goed gestructureerde en duidelijke taal in een goed leesbaar lettertype. Gebruik in de communicatie bij voorkeur “mensen/personen met een beperking” in plaats van “invaliden”.
• Correcte informatie over voorzieningen vooraf: het is voor mensen die er gebruik van willen maken belangrijk om vooraf te weten welke aangepaste voorzieningen er wel en niet zijn bij het evenement en waar deze te vinden zijn. Geef dit aan bij de te verspreiden informatie, bijvoorbeeld via de website van het evenement. Laat daarbij ook weten of en hoe mensen het van te voren moeten melden als ze gebruik willen maken van een bepaalde voorziening, zoals bijvoorbeeld van zichtplekken.
• Aangepaste informatievoorziening: voor blinde en slechtziende mensen is schriftelijke informatie slecht bruikbaar. Filmpjes of geluidsopnamen op internet bieden voor hen mogelijkheid tot meer informatie. Ook kan overwogen worden de mogelijkheid te bieden informatie op de website door de computer te laten voorlezen. Voor dove of slechthorende mensen is een andere informatievoorziening nodig.
• Zorg voor duidelijke signalering op de juiste hoogte. Geef aan waar aangepaste voorzieningen te vinden zijn op het evenemententerrein.

Je wilt een evenement organiseren. Hoe pak je dat aan? Wat moet je regelen? Wat is je stappenplan? Heb je een vergunning nodig? Welk risico loop je? Hoe maak je een veiligheidsplan? Hoe zorg je dat je de mensen, materialen en middelen goed organiseert? De Evenementenhelpdesk heeft de antwoorden. Zij kunnen je op weg helpen. Je kunt hun checklists, stappenplan en tips gebruiken. Het gebruik van de Evenementenhelpdesk is gratis en te bereiken via www.evenementenhelpdesk.nl).